Privacy policy

PRIVACYVERKLARING

Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van persoonsgegevens door FIXMER BELGIUM, een naamloze vennootschap gevestigd te 2110 Wijnegem, Simon de Heuvellaan 5, ingeschreven in het KBO-register onder het nummer 0404.014.205, met e-mailadres info@fixmer.be, hierna verder genoemd ‘Fixmer Belgium’.

Deze Privacyverklaring kadert in de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 24 mei 2016 met betrekking tot de bescherming van het privéleven in de verwerking van persoonlijke gegevens en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijk personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en legt uit welke persoonsgegevens Fixmer Belgium verzamelt en hoe zij die gebruikt. Lees deze Privacyverklaring aldus aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Fixmer Belgium respecteert hierbij uw privacy en uw rechten om uw persoonsgegevens te controleren en te weten hoe ze worden verwerkt.

1.      Persoonsgegevens

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt Fixmer Belgium gegevens die u haar vrijwillig verstrekt bij sollicitaties, inschrijvingen voor de nieuwsbrief, in het kader van haar klantenbeheer en het plaatsen van bestellingen op de webshop, bij het invullen van het contactformulier, in het kader van een samenwerking, of gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van door Fixmer Belgium aangeboden diensten.

Meer bepaald kan Fixmer Belgium dus onder andere volgende persoonsgegevens verwerken: naam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bankgegevens, etc.

Verder verzamelt Fixmer Belgium ook automatisch (en geanonimiseerde) gegevens over het gebruik, toegang of interactie met haar website door middel van cookies en vergelijkbare technologieën, o.a. om het functioneren van de website te kunnen monitoren, of met het oog op detectie van fraude en/of veiligheidsinbreuken, door middel van IP-adressen en browser-gegevens.

Tenslotte kan Fixmer Belgium informatie over u ontvangen van andere bronnen, ook derden, zoals partners met wie ze gezamenlijk diensten aanbiedt.

Fixmer Belgium kan ook informatie over u ontvangen van sociale media kanalen (Google, Meta, Linkedin) bijvoorbeeld wanneer u op deze platforms met haar communiceert. Fixmer Belgium beschermt de gegevens die zij van derden krijgt op dezelfde manier zoals het deze Privacyverklaring wordt beschreven.

2.      Beveiliging en opslag

Fixmer Belgium neemt de verwerking van uw persoonsgegevens uiterst serieus en tracht de nodige technische en organisatorische maatregelen te voorzien om uw persoonsgegevens te beschermen en te helpen voorkomen dat diefstal, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging en vernietiging van uw informatie kan plaatsvinden. Zo zijn alle personeelsleden en dienstverleners van Fixmer Belgium gehouden tot geheimhouding van verstrekte persoonsgegevens en wordt er een wachtwoordbeleid, firewall en antivirus gehanteerd op al de systemen.

Fixmer Belgium controleert haar systemen aldus regelmatig op mogelijke veiligheidsrisico’s en aanvallen. Zij kan de veiligheid van door u verzonden gegevens echter niet garanderen. Indien er sprake zou zijn van een inbreuk zal hier snel op worden gereageerd en zullen de betrokken partijen bij een ernstige inbreuk op de hoogte worden gebracht. Fixmer Belgium kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor directe, indirecte, of gevolgschade, al dan niet veroorzaakt door een foutief of onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens door een derde.

De verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in België, op de zetel van Fixmer Belgium of haar bijkomende vestigingen, of bij externe dienstverleners, die eveneens in België of Europa zijn gevestigd. De verzamelde gegevens gaan enkel over een beveiligde verbinding (SSL certificaat) vanuit de website naar de server.

Sommige gegevens worden door externe dienstverleners opgeslagen en verwerkt buiten de Europese Unie. Indien de gegevens bij externe dienstverleners staan, met servers buiten de Europese Economische Ruimte, gaat Fixmer Belgium ervan uit dat voor de verwerking van deze gegevens een gelijkwaardig beschermingsniveau als in de Europese Unie gehanteerd wordt. Hiervoor kan, voor zover nodig, bij de doorgifte van uw persoonsgegeven naar landen buiten de Europese Economische ruimte gebruik worden gemaakt van passende waarborgen overeenkomstig artikel 46 AVG zoals de standaard-contractsbepalingen met aanvullende waarborgen, bijvoorbeeld encryptie of pseudonimisering van de persoonsgegevens (waarbij de encryptiesleutel in de EU blijft), en van de adequaatheidsbesluiten overeenkomstig artikel 45 AVG.

3.      Toegang en transfer aan derden

Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verleent Fixmer Belgium enkel toegang aan haar werknemers en aangestelden. Fixmer Belgium garandeert evenwel een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en aangestelden. Enkel de werknemers en aangestelde die deze gegevens dienen te verwerken, zullen toegang hebben tot uw persoonsgegevens.

De door u verstrekte persoonsgegevens, worden niet overgedragen aan of gedeeld met derden, behalve als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, het aanbieden van de diensten door Fixmer Belgium, of in het verband met externe leveranciers die diensten voor of met Fixmer Belgium uitvoeren zoals de verwerking van facturatiegegevens, e-mailcommunicatie en administratie.

Tenslotte, en enkel voor zover dit wettelijk vereist of strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten of voor het beschermen van de rechten van Fixmer Belgium, of de rechten van aan haar gelieerde derden of haar klanten, verstrekt Fixmer Belgium uw persoonsgegevens aan wetshandhavingsinstanties, onderzoeksorganisaties, aan haar gelieerde ondernemingen of in gerechtelijke procedures, met inbegrip van (gerechtelijke) reorganisatie, faillissement of overdracht. Desgevallend zal altijd getracht worden om u, in de mate van het mogelijke, van een eventuele overdracht op voorhand te informeren.

4.      Cookies

Door het gebruik van de website van Fixmer Belgium kunnen cookies op de harde schijf van uw toestel geplaatst worden.

Als gebruiker van de website zal u gevraagd worden om uw toestemming te geven voor het laden van bepaalde cookies. Dit kan gebeuren via een balk onderaan of bovenaan de website, met verwijzing naar het cookiebeleid van Fixmer Belgium voor meer informatie. Het verder surfen op de website zal echter niet verhinderd worden, doch bij weigering zullen enkel functionele cookies geplaatst kunnen worden.

De website van Fixmer Belgium kan tevens gebruik maken van website plug-ins van Google. Door het plaatsen van deze plug-ins kunnen uw persoonsgegevens worden verzameld en doorgestuurd aan deze derde partijen. Conform artikel 26 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is Fixmer Belgium samen met deze derden verwerkingsverantwoordelijke. Voor de rechten en verplichtingen van iedere verwerkingsverantwoordelijke wordt verwezen naar de respectievelijke privacyverklaringen van deze platformen.

Als gebruiker van de website zal u in elk geval gevraagd worden om uw actieve en geïnformeerde toestemming te geven voor het doorsturen van uw persoonsgegevens naar deze derde partijen.

Voor meer informatie omtrent de gebruikte cookies, verwijst Fixmer Belgium u door naar haar Cookiebeleid te raadplegen op www.Fixmer.be.

5.      Verwerkingsdoeleinden

a)      Klantenbeheer

De door Fixmer Belgium verzamelde gegevens worden verwerkt voor het registreren en beheren van een klantenaccount. Dit omvat het verwerken van uw persoonsgegevens voor het registeren van een account, het beheren van de klanteninformatie, het afhandelen van bestellingen en betalingen, en het communiceren met klanten. 

b)     Leveranciers

Voorts worden persoonsgegevens verzamelt ten behoeve van het beheren van de relaties met leveranciers. Zo worden hun persoonsgegevens verwerkt voor het plaatsen van bestellingen, het afsluiten van contracten en om communicatie met de leveranciers mogelijk te maken. Verder zullen ook hun persoonsgegevens verder verwerkt worden in het kader van de samenwerking die hiervoor noodzakelijk zijn (uitvoering, facturatie, betaling, …).

c)      Webshop

De door Fixmer Belgium verzamelde gegevens worden verwerkt voor het gebruik van haar webshop. De persoonsgegevens worden verwerkt om de bestellingen te verwerken, te verzenden en betalingen te ontvangen. Dit omvat onder andere het verstrekken van orderbevestigingen, verzendupdates en facturen. Verder worden de verzamelde gegevens tevens gebruikt om de klanten te ondersteunen bij vragen, klachten of retourzendingen.

d)     Direct marketing: sociale media en nieuwsbrief

Fixmer Belgium kan de gegevens eveneens gebruiken om u te informeren en contacteren omtrent marketing en advertenties. Afhankelijk van het type communicatie, kunnen we u contacteren via e-mail, telefoon, nieuwsbrief, brief en/of haar sociale mediakanalen.

e)     Cookies en websitewidgets

Daarnaast worden uw persoonsgegevens gebruikt om u de toegang te garanderen tot de website, om de correcte functionaliteit van de website te waarborgen door u te (kunnen) informeren omtrent updates, nieuwe functionaliteiten, edm.

Uw gegevens worden tevens verwerkt met oog op het gebruik van website widgets zoals Google, Meta en LinkedIn.

f)       Contactformulier

Voorts verwerkt Fixmer Belgium de persoonsgegevens verstrekt via het contactformulier op haar website voor een consistente opvolging van vragen en verzoeken en voor het maken van een afspraak met een vertegenwoordiger. Voorts worden de gegevens die via het contactformulier worden verwerkt gebruikt om de dienstverlening en de communicatie te optimaliseren.

g)      Sollicitaties

Fixmer Belgium verwerkt de persoonsgegevens die sollicitanten verstrekken via het sollicitatieformulier, per e-mail of tijdens sollicitatiegesprekken voor de beoordeling van de geschiktheid van kandidaten voor openstaande functies en voor een professionele communicatie gedurende het sollicitatieproces. De verstrekte gegevens worden bewaard gedurende de sollicitatieprocedure voor de betreffende functie en worden na afloop van deze procedure verwijderd, tenzij de kandidaat uitdrukkelijke toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren met het oog op toekomstige vacatures. In het geval van toestemming worden de gegevens maximaal vijf jaar bewaard, waarna ze definitief uit onze systemen worden verwijderd. Deze verwerking stelt ons in staat om een zorgvuldig en efficiënt wervingsproces te waarborgen en om, met toestemming van de kandidaat, geschikte profielen te kunnen benaderen voor toekomstige opportuniteiten binnen onze organisatie.

h)     Personeelsbeheer

Fixmer Belgium verwerkt persoonsgegevens van haar werknemers in het kader van personeelsbeheer en de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Deze verwerking omvat administratieve, fiscale en sociale zekerheidsdoeleinden, evenals het beheer van verloning, arbeidstijd, verlof, evaluaties, opleidingen en loopbaanontwikkeling. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen als werkgever. Meer informatie hierover wordt gedeeld in het Arbeidsreglement.

Fixmer Belgium bewaart deze persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het beoogde doel en met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen. Sociale documenten worden bewaard conform de wettelijke termijnen (doorgaans 5 jaar), terwijl bepaalde personeelsgegevens langer bewaard kunnen worden indien dit wettelijk vereist is (bijvoorbeeld voor pensioendoeleinden) of noodzakelijk is voor de rechtmatige belangen van de onderneming.

i)       Beveiliging, beslechten van geschillen en naleving wetgeving

Tenslotte wil Fixmer Belgium de nodige beveiliging en veiligheid bieden en kunnen de gegevens ook gebruikt worden in het kader van het beslechten van geschillen, fraude opsporing, juridische doeleinden en om in overeenstemming te zijn met geldende wetgeving.

6.      Rechtsgronden

De verzamelde persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 6.1.a (toestemming), artikel 6.1.b (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst), artikel 6.1.c (noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichting die op verwerkingsverantwoordelijke rust) en artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Rekening houdend met de verwerkingsdoeleinden zoals hierboven omschreven, zal de verwerking van persoonsgegevens als volgt gebeuren:

§  Klantenbeheer en leveranciersbeheer: op grond van artikel 6.1.b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst). U bent niet verplicht om de noodzakelijke persoonsgegevens voor de uitvoering van de overeenkomst aan Fixmer Belgium over te maken. Hou er evenwel rekening mee dat bij gebreke hiervan Fixmer Belgium niet in de mogelijkheid zal zijn op bepaalde diensten uit te voeren of bepaalde afspraken na te komen.

§  De webshop: op grond van artikel 6.1.b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst).

§  Direct marketing: sociale media en nieuwsbrief: op grond van artikel 6.1.a AVG (toestemming) en artikel 6.1.f AVG (gerechtvaardigde belangen). U kunt deze toestemming geven door het aanvinken van het selectievakje in een balk onderaan de website. Indien u uw toestemming geeft, staat het u vrij om op elke moment uw toestemming in te trekken. Verwerking van uw persoonsgegevens kan dan wel verder gebeuren op grond van artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen).

§  Cookies en websitewidgets: op grond van artikel 6.1.a AVG (toestemming). De functionele cookies zijn nodig voor het goed functioneren van de website en kunnen niet worden geweigerd. De overige cookies worden enkel geplaatst indien u actief uw toestemming heeft gegeven voor het plaatsen van dergelijke cookies. Ook voor wat betreft de website plug-ins zullen uw persoonsgegevens, met name door de cookies gegeneerde informatie over het gebruik van de website, enkel worden verzameld en doorgestuurd aan deze derde partijen voor zover u hierover actief uw toestemming heeft gegeven. U kunt deze toestemming geven door het aanvinken van het selectievakje in een balk onderaan de website. Indien u uw toestemming geeft, staat het u vrij om op elk moment uw toestemming in te trekken.

§  Contactformulier: op grond van artikel 6.1.a AVG (toestemming).

§  Sollicitaties: op grond van artikel 6.1.b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst) en vervolgens op grond van artikel 6.1.a AVG (toestemming).

§  Personeelsbeheer : op grond van artikel 6.1.c AVG (noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichting die op verwerkingsverantwoordelijke rust) en op grond van artikel 6.1.b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst).

§  Beveiliging, beslechting van geschillen en naleving van wetgeving: op grond van artikel 6.1.c AVG (noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichting die op verwerkingsverantwoordelijke rust) en op grond van artikel 6.1.f AVG (gerechtvaardigde belangen) om ons recht van verdediging uit te oefenen.

7.      Bewaarperiode

Afhankelijk van het verwerkingsdoeleinde, zullen de persoonsgegevens die werden verwerkt door Fixmer Belgium bewaard worden zolang als noodzakelijk voor de realisatie van de doelen waarvoor de gegevens worden verzameld en opdat Fixmer Belgium, onder andere, aan haar wettelijke en boekhoudkundige vereisten kan voldoen.

Persoonsgegevens verwerkt met het oog op direct marketing (sociale media en mailing) en de gegevens verstrekt bij invullen van het contactformulier zullen worden bewaard voor een termijn van maximum 3 jaar. Ook de persoonsgegevens met betrekking tot websitewidgets worden bewaard voor een periode van 3 jaar. De gegevens, verzamelt in het kader van ledenbeheer en leveranciersbeheer worden bewaard voor een maximum bewaarperiode van 10 jaar.

8.      Rechten en klachten van de betrokkene

Als betrokkene heeft u te allen tijde recht op inzage van de door Fixmer Belgium als verwerkingsverantwoordelijke verwerkte persoonsgegevens en kan u ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, de gegevens laten overdragen, de verwerking ervan laten beperken of ze (onder omstandigheden) laten verwijderen. Voorts heeft u ook het recht om u kosteloos te verzetten tegen elke verwerking van persoonsgegevens met het oog op direct marketing. U kan uw toestemming intrekken voor de marketing gerelateerde mails die per e-mail naar u verstuurd werden, door een mail te versturen naar info@fixmer.be of via de link onderaan elk mailing.

Fixmer Belgium gebruikt geen gegevens die uitsluitend op geautomatiseerde wijze worden verwerkt (zoals profiling).

Aangezien de verwerking van de persoonsgegevens mede plaatsvindt op basis van artikel 6.1.a AVG (toestemming) heeft u bovendien steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Hou er evenwel rekening mee dat u niet langer relevante informatie zal ontvangen indien u geen toestemming geeft om bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

Deze bovengenoemde rechten kan u uitoefenen, door Fixmer Belgium te informeren per e-mail aan info@fixmer.be of via de contactpagina.

Een officiële klacht kan u indienen bij de Gegevensbeschermingsautorteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (2) 274 48 35, email: contact@adp-gba.be

9.      Wijzigingen privacyverklaring

Indien nodig, kan Fixmer Belgium deze Privacyverklaring aanpassen of updaten om veranderingen op de website of in haar werkwijze weer te geven. Fixmer Belgium raadt u aan deze verklaring regelmatig opnieuw te lezen voor meer informatie hoe zij uw informatie gebruikt en beschermt.

10.  Contact

Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent deze Privacyverklaring of het Privacy-beleid van Fixmer Belgium kunt u terecht bij info@fixmer.be.

Wijnegem, september 2025